Mit den neuerlichen Infektionsschutzmaßnahmen arbeiten viele Beschäftigte wieder vermehrt im Homeoffice. Das erfolgreiche Onboarding neuer Mitarbeitender stellt viele Unternehmen vor neue Herausforderungen. Wir haben für Sie einige Tipps zusammengestellt, damit das Onboarding auch unter den gegebenen Bedingungen gut funktioniert.
Infrastruktur und Arbeitsmaterial bereitstellen
Arbeitet der neue Mitarbeiter gleich vom ersten Tag an im Homeoffice, ist es wichtig, sicherzustellen, dass er direkt remote arbeitsfähig ist – mit dem Bereitstellen von entsprechender Hardware (z.B. Laptop) und Zugängen zur im Betrieb genutzen Infrastruktur (E-Mail, Intranet, Software, Kommunikations-Tool, etc.).
Informationen bereitstellen
Stellen Sie wichtige Informationen für die neue Mitarbeiterin zusammen. Erklärvideos können eine gute Ergänzung zu Anleitungen und Leitfäden sein.
Erster Arbeitstag – den/die neue Mitarbeitende Willkommen heißen
Der erste Eindruck zählt! Wenn eine Begrüßung in den Büroräumen nicht möglich ist, dann starten Sie den Tag doch mit einem Online Meeting.
Eine schöne Idee ist es, eine virtuelle Tour durch das Unternehmen vorzubereiten und den künftigen Arbeitsbereich und die Kollegen dabei vorzustellen. A propos Kollegen: da informelle Gesprächsanlässe wie der Plausch an der Kaffeemaschine oder das gemeinsame Mittagessen entfallen, ist es hilfreich, entsprechende digitale Äquivalente zu schaffen. Kurze morgentliche virtuelle Meetings (sog. Daylies), virtuelle Mittagessen oder ein Online-Feierabendbier können diese Gesprächssituationen zumindest teilweise ersetzen. Achten Sie auch darauf, dass sich One-to-One Gespräche mit Kollegen ergeben, auch das fördert den Aufbau von Vertrauen innerhalb des Teams.
Erreichbarkeit sicherstellen
Während es im Büro meist ein Leichtes ist, Kollegen am Nachbartisch kurz um Hilfe zu bitten oder Fragen zu stellen, ist die Hemmschwelle, die Kollegin bei jeder kleinen Frage anzurufen, oft deutlich größer. Stellen Sie heraus, dass Sie erreichbar sind und ermutigen Sie die neuen Kollegin zur Kontaktaufnahme. Niederschwelliger sind oft firmeninterne Chat-Lösungen.
Mentorensystem etablieren
Was sich analog bewährt hat, wird im Digitalen nocht wichtiger. Ein Ansprechpartner unterstützt die neue Kollegin in den ersten Wochen bei Fragen und Herausforderungen.
Feedback geben und einfordern
Im Onboarding-Prozess spielt Feedback eine imense Rolle. Gerade in den ersten Wochen und Monaten braucht der neue Mitarbeiter Rückmeldung zu seinen Arbeitsergebnissen und regelmäßige Rückkopplung zu Zielen und Erwartungen. Insbesondere dann, wenn man sich physisch nicht sieht, sollte man nicht vergessen, den neuen Kollegen zu fragen, wie gut er mit den Aufgaben, den an ihn gestellten Erwartungen und auch im Team zurecht kommt und gegebenenfalls darauf reagieren.
Den “zweiten ersten Arbeitstag” vorbereiten.
Wenn neue Mitarbeitende, die zunächst ausschließlich remote Tätig waren, im Büro arbeiten können, erleben sie dieses wie einen weiteren ersten Arbeitstag. Entsprechend sollte dieser auch vorbereitet und aktiv gestaltet werden: von der Ausgabe der Zutrittskarten über den Rundgang durch das Gebäude und dem vertraut Machen mit der Atmosphäre vor Ort.
