Corona ist ein Beschleuniger für Trends in der digitalen Zusammenarbeit und Lehre. Vieles wurde und wird umgesetzt, um die Mitarbeiter zu schützen und zugleich den Geschäftsbetrieb trotz widriger Rahmenbedingungen aufrechtzuerhalten. Mobile-Work war ein vielfach genutztes Instrument dafür. Aber welche Voraussetzungen sind zu erfüllen, um Mobile Work auch für Auszubildende sinnvoll anbieten zu können. Die Handreichung ist eine Zusammenfassung der Erfahrungen, die von der UVEX WINTER HOLDING GmbH & Co. KG sowie der Silbury Deutschland gemacht wurden, die ihre Erfahrung in den IHK-Fachausschuss für Fachkräftesicherung einbringen.

Viele Betriebe haben im vergangenen Jahr, sofern es betrieblich zu bewerkstelligen war, ihren Belegschaften Mobile Work ermöglicht. Dabei stellt das Arbeiten von zu Hause für Mitarbeiter und Betriebe eine Herausforderung dar. Vor allem ändern sich Kommunikation und Führung durch die neuen Rahmenbedingungen. All das gilt gleichermaßen, wenn Auszubildende ins Mobile Work gehen. Zusätzlich gibt es aber Besonderheiten, schließlich sind Auszubildende keine normalen Arbeitnehmer. Sie lernen noch. Durch die Erfahrungen aus der betrieblichen Praxis lassen sich folgende zu klärende Punkte ableiten:

  1. Für welche Ausbildungsberufe ist Mobile Work geeignet? Bzw. für welche Ausbildungsbestandteile ist Mobile Work geeignet?
  2. Herausforderung für Ausbilder. Wie kann der Azubi optimal betreut werden?
  3. Tagesablauf im Mobile Work
  4. Welche technische Ausstattung ist empfehlenswert, welche ist dringend notwendig?
  1. Für welche Ausbildungsberufe ist Mobile Work geeignet? Bzw. für welche Ausbildungsbestandteile ist Mobile Work geeignet?

Natürlich ist es einfacher, Fachinformatiker für Anwendungsentwicklung im Mobile Work auszubilden, schließlich findet deren Arbeit überwiegend am PC statt, und gewiss ist es besonders in Dienstleistungsberufen oder auch in technischen Ausbildungen schwieriger bis unmöglich, Lehrinhalte zu vermitteln, wenn der oder die Auszubildende nicht an der Ausbildungsstätte im Betrieb ist. VR-/AR-Anwendungen bieten da zwar eine Möglichkeit, sie sind aber einfach nicht für alle Aufgabenbereiche und in allen Betrieben vorhanden.

Ungeachtet dessen gibt es in allen Ausbildungsberufen mehr oder weniger theoretische Anteile, die sich grundsätzlich für eine Bearbeitung im Mobile Work eignen. Zum Beispiel, wenn Köche Menüs und Essenspläne vorzubereiten haben. Lassen sich solche theoretischen Lehrinhalte bündeln, so ergibt sich zumindest immer wieder ein Tag, der auch im Mobile Work stattfinden kann.

 

  1. Herausforderung für Ausbilder*innen: Wie können Azubis optimal betreut werden?

Für Ausbilder*innen stellt die Betreuung von im Mobile Work befindlichen Azubis eine echte Herausforderung dar. Manche müssen die neue Arbeitsweise selbst erst üben. Manchmal kennen sich die Auszubildenden sogar besser aus. Damit umzugehen ist ungewohnt und verlangt Souveränität.

Für den/die Ausbilder*innen bedeuten Azubis im Mobile Work, dass der Tagesablauf inklusive der Lernziele  noch viel mehr als in Präsenz, zu gliedern ist und Aufgaben und erwartete Ergebnisse klar zu formulieren sind. Sicher ist für Azubis im zweiten oder dritten Lehrjahr das Arbeiten im Mobile-Work leichter umzusetzen als im ersten Lehrjahr, in dem viele Grundlagen vermittelt werden müssen.

Ausbilder*innen müssen exakt abgegrenzte, messbare Arbeitsaufträge vergeben. Diese sollten kleiner gegliedert sein als sonst, so dass häufiger am Tag Ergebnisse vorliegen, die durch die Auszubildenden in einem Call vorgestellt werden müssen. So werden Azubis engmaschig betreut, was auch sicher stellt, dass kein Leerlauf entsteht. Damit das gut klappt müssen Ausbilder*innen jedoch besser verfügbar sein als im Präsenzbetrieb. Dies gilt auch aus dem Grund, dass Auszubildende bei Fragen im Mobile Work nicht so leicht andere Kolleg*innen ansprechen können.

Um zu vermeiden, dass Auszubildende vereinsamen und auch um schnell kleinere Fragen zu klären, hat es sich bewährt, Messenger-Gruppen oder Chats einzurichten, in denen entweder nur die Azubis oder zusätzlich auch weitere Mitarbeiter*innen vertreten sind. Auch Team-Calls stärken das Zusammengehörigkeitsgefühl. Das kann eine gemeinsame kurze virtuelle Vesper-Runde sein, in der man sich über private Themen austauscht.

Unabhängig vom Vernetzungsgrad mit den Kolleginnen und Kollegen gilt: grundsätzlich sollte der/die Ausbilder*in, wie bei der Ausbildung im Betrieb, für Azubis jederzeit für Fragen erreichbar sein. Das geht wie gesagt via Chat oder Telefon, am besten aber wohl über eine Video Call. Die Ausbilder können im Video Call den Auszubildenden auch zeigen, wie bestimmte Dinge am Computer umgesetzt werden können. Über Video Call können die Ausbilder bei geteiltem Bildschirm zudem die Arbeitsergebnisse der Azubis einsehen, bewerten und Feedback geben. Am besten geht dies zu definierten Zeiten über eine Ergebnispräsentation der Azubis. Die Azubis lernen auf diese Weise, virtuell zu kommunizieren und wie sie über diese Kanäle ihren Bildschirm und Unterlagen teilen und gemeinsam an diesen Arbeiten können.

Klare Regeln für die Zusammenarbeit und definierte Zeitfenster helfen grundsätzlich. Ausbilder*innen und Azubis sollten unbedingt vor Aufnahme der Tätigkeit im Mobile Work die Kommunikationswege klären, die sie nutzen wollen. Wie sind sind sier erreichbar, zu welchen Zeiten sollen Ergebnisse vorliegen, und wann wird Feedback gegeben? Diese Regeln müssen die Ausbilder*innen am besten gemeinsam mit den Auszubis formulieren. Insgesamt gilt für die Ausbildungsbeauftragten, dass sie noch viel klarer und proaktiver kommunizieren müssen. Und natürlich muss auch im Mobile Work das Berichtsheft geführt werden.

  1. Tagesablauf im Mobile Work

Mobile Work wird oft gedanklich verknüpft mit einer flexiblen Zeiteinteilung. Das geht bei Auszubildenden nur eingeschränkt. Schließlich müssen sie mit Fragen jederzeit auf die Ausbilder*innen zukommen können. Daher bedarf es einer engen Absprache der Zeiten zwischen Ausbildern*innen und Azubis.

Bewährt haben sich mehrmals täglich Besprechungstermine zu fixen Zeiten. Führen Sie also einen Morgen Call, einen Mittags Call und eine Tagesabschlussrunde ein. So können sie auch die gesetzlich geregelten Pausen- und Arbeitszeiten kontrollieren.

Das Positive dabei ist, dass Azubis lernen wie ein Arbeitsalltag abläuft. Sie lernen zugleich eigenverantwortliches, selbst strukturiertes und auf einen Termin hin zielgerichtetes Arbeiten. Schließlich müssen zwischen den Calls die Aufgaben erledigt werden, die von den Ausbildern aufgetragen wurden.

  1. Welche technische Ausstattung ist empfehlenswert, welche ist dringend notwendig?

Ein Computer mit Mikrofon, Kamera und Internetzugang sind wichtig. Ein Headset ist ebenfalls sinnvoll. So kann die Telefonie auch über Softphone am PC abgewickelt werden, und Azubis benötigen kein weiteres Gerät, wie etwa ein Handy. Alle Auszubildenden benötigen zudem die im Unternehmen genutzte Standardsoftware. Ein VPN-Zugang, um auf notwendige Daten zugreifen zu können, ist ebenfalls sinnvoll.

Standard-Software wie MS-Teams hat beispielsweise alle notwendigen Features, um von zu Hause aus aktiv werden zu können. Es geht aber auch mit anderer Collaboration Software. Die Auswahl ist endlos. Datenschutz und Sicherheit sind bei der Stellung eines Dienstlaptops übrigens wesentlich leichter zu gewährleisten, als bei einem zusätzlich privat genutzten Rechner. Die Allianz für Cybersicherheit bietet zum Thema Datensicherheit im Mobile Work einen Leitfaden an.