Der HERDT-Verlag hat im letzten Jahr seine komplette IT Infrastruktur umgebaut und auf neue Füße gestellt. Bei so ziemlich jedem großen Projekt gibt es irgendwann den Zeitpunkt, an dem man sich fragt, warum man sich das alles überhaupt antut. Auch beim HERDT-Verlag gab es diesen Zeitpunkt während des Umbaus der kompletten IT Infrastruktur. Aber dank eines extrem stressresistenten Projektleiters und eines eingespielten Projektteams lief (fast) alles reibungslos und auch (so gut wie) innerhalb des Zeitplans. Einen großen Teil dazu beigetragen hat Willy Fuchs, der Systemadministrator beim HERDT-Verlag ist.

Herr Fuchs, welche Gründe gab es für die Einführung von SharePoint und welche Ziele wurden damit verfolgt?

Unsere Ausgangssituation war so, dass wir alle Systeme On Premise hatten und diese selbst warten und administrieren mussten. Für uns in der IT bedeutete dies viele Einsätze am Wochenende oder in den späten Abendstunden, um Updates fahren zu können oder Hardware auszutauschen. Auch waren die Anwendungen nicht immer aktuell bzw. teilweise waren unterschiedliche Versionen im Einsatz. Bei einer Software hatten wir sogar das Problem, dass es keine Weiterentwicklung mehr gab. Weiterhin wollten wir vor allem die technischen Möglichkeiten zur Zusammenarbeit zwischen den Kollegen verbessern und eine Unabhängigkeit von Endgeräten und Standorten erreichen. Im Klartext soll es egal sein, ob der Kollege im Home-Office in der Schweiz oder im Büro in Bodenheim sitzt, ob er über seinen Laptop oder sein Smartphone auf Daten zugreift: Alles muss nahtlos immer verfügbar
und auf dem aktuellen Stand sein. Darüber hinaus ist das Arbeiten in unterschiedlich zusammengesetzten Teams mit Office 365 und SharePoint Online deutlich einfacher und komfortabler. Ein weiterer Punkt war die Reduzierung von Kosten für Server und alles, was daran hängt. Was passiert mit dem Rechenzentrum, wenn wir uns räumlich verändern? Wie sieht es mit Zugriffskontrollen aus? Ist ein ausreichender Brandschutz gewährleistet?

Es war also Zeit für den nächsten Schritt?

Ja, es war definitiv Zeit, unsere IT Strukturen grundsätzlich zu überdenken und den aktuellen Anforderungen anzupassen. Gerade als kleineres Unternehmen kann man es sich nicht leisten, in starren Strukturen zu bleiben. Unsere Nähe zum Kunden, die Flexibilität und kurzen Umsetzungswege müssen auch in der IT Infrastruktur zu finden sein bzw. durch diese unterstützt werden.
Welche großen Meilensteine gab es bei der Umstellung?
Wir haben zunächst einmal unseren Datenbestand und die im Einsatz befindlichen Anwendungen analysiert. Wie vor jedem Umzug sollte man sich fragen, was man alles mitnehmen möchte und ob sich nicht auch einiges ausmisten lässt. Die Anwendungen haben wir daraufhin geprüft, ob es eine passende Cloudlösung gibt oder ob wir andere Lösungen finden müssen. Aber auch hier stand zunächst die kritische Frage an uns selbst, ob wir das alles überhaupt noch so brauchen.
Im nächsten Schritt wurden die Laufzeiten und Softwareverträge geprüft. Daher haben wir als erstes von LotusNotes auf Outlook umgestellt. Im Anschluss daran erfolgte die Datenübernahme und die neuen Cloud Anwendungen wurden sukzessive eingeführt.

Wie haben Sie die Mitarbeiter in das Projekt eingebunden und mussten Widerstände überwunden werden?

Wir haben die Mitarbeiter schon zu einer sehr frühen Projektphase über die anstehenden Veränderungen informiert. Damals hatten wir noch die Idee, pro Abteilung einen Key User zu schulen, der dann als Ansprechpartner für die Kollegen zur Verfügung steht. Allerdings mussten wir im Arbeitsalltag feststellen, dass dies aufgrund der Komplexität und Fülle der neuen Software nicht möglich war. So haben wir entschieden, alle Mitarbeiter in einzelnen Teilabschnitten zu schulen. Das war auch gut so, denn das Arbeiten in der Cloud und mit SharePoint krempelt Arbeitsabläufe und Routinen komplett um. Die Vorteile der gleichzeitigen Bearbeitung von Dokumenten, haben die Kollegen aus dem Marketing-Team zum Beispiel schnell für sich entdeckt. Sie arbeiten regelmäßig gemeinsam an einer Excel-Tabelle für die Mailingplanung. Früher entstanden viele Kopien für die Kollegen aus dem Vertrieb und Kundenservice nun werden die Inhalte „geteilt“ und mit unterschiedlichen Bearbeitungs- und Kommentar-Rechten versehen. Es steckt eben eine ganz andere Philosophie dahinter. Das hat man nicht mal eben in einer Schulung erledigt. Solche Dinge brauchen Zeit.

Welche Erkenntnisse wurden aus dem Projekt mitgenommen?

Ein Punkt ist sicherlich, dass sich meine Arbeitsinhalte verändert haben. Früher war ich viel mit administrativen oder technischen Aufgaben beschäftigt. Inzwischen kann ich sehr viel kreativer und aktiver Prozesse mitgestalten. Mir macht das große Freude und ich empfinde meine Arbeitszeit als sinnvoller eingesetzt. Unsere wichtigste Erkenntnis ist aber, die Mitarbeiter so früh wie möglich in den Umstellungsprozess einzubinden, um den Grundgedanken, der hinter der neuen Software-Welt steckt, über einen längeren Zeitraum vermitteln zu können. Was uns auf jeden Fall sehr geholfen hat und immer noch hilft, ist unser eigenes Produkt, ein browserbasiertes Tool für den Anwender-Support für Office 2016/365, das mit einer intuitiven Suche arbeitet. Unsere Abteilung wird dadurch sehr stark von How-To-Anfragen entlastet. Gerade bei den vielen Microsoft Anpassungen bei Office 365 in kurzen Zeiträumen, lässt sich die Aktualität des Anwender-Supports nur mit einem Online-Tool gewährleisten.

Der HERDT-Verlag mit Sitz in Bodenheim wurde 1990 von Andrea und Ansbert Herdt gegründet und publiziert seitdem Lernmedien besonders im Bereich IT.